Skal du arrangere et Webinar?
I en tid hvor fysisk oppmøte i et lokale med mange mennesker for et seminar er vanskelig – er Webinar svaret. Webinar har vært en ting nå en stund, men er blitt mer relevant i nylige tider.
Utstyr
Spørsmålet om hvilket utstyr du trenger varierer med tanke på produksjonen og andre variabler du vil oppdage i planleggelsesfasen.
Men for en ganske enkel forelesning kan det være nok at foreleseren har en datamaskin, mikrofon og et webkamera. Veldig viktig at den som skal stå for selve direktesendingen har en datamaskin som er kraftig nok til å kjøre OBS, videotelefoniprogrammet, og eventuelle andre program samtidig. Derfor anbefaler vi at dere utpeker en datamaskin bare for direktesending og andre direktesendingsapplikasjoner. Om dere trenger hjelp til å finne det rette utstyret for din sending er det bare å ta kontakt med oss.
Programvare
Vi anbefaler Open Broadcaster Software (OBS) for streaming. Det er et veldig kjent program, gratis, open source og har god funksjonalitet. Sjekk ut vår OBS guide hvis du ønsker å bli bedre kjent med programvaren.
I dag er vi så heldig at det er bare å velge og vrake når det kommer til programvare for webinar. Med dette store utvalget, har i de siste årene Zoom og Teams blitt fellesnevneren når vi tenker webinar eller andre digitale begivenheter.
Microsoft Teams er programmet som blir mest brukt her i Norge og har mest betalende kunder i denne kategorien. Dette kan være fordi de fleste arbeidsplassene allerede hadde integrasjon med Office 365 og/eller var kjent med Microsoft produkter fra før.
Konklusjon: Teams er en god løsning om din bedrift allerede har et abonnement med Microsoft og om du kanskje ikke er ute etter masse ekstra funksjonalitet.
Zoom ble utgitt i 10 september, 2012 var det bare mulig å ha 15 samtidige deltakere i videosamtalen og i 2013 ble det endret til 25 og nå kan du ha 100 deltakere samtidig. I begynnelsen av pandemien begynte Zoom virkelig å vokse. Fra 1 million brukere i 2013 til 2.22 millioner brukere i 2020. Hva som gjør Zoom så bra er deres såkalte «Freemium» lisens, brukervennlighet og kompatibilitet med operativsystem.
Zoom er en frittstående programvare med en mengde funksjonalitet (om du betaler for det) og har mange forskjellige abonnement og versjoner av programmet. Noe som kan være av interesse er Zoom Video Webinar.
Konklusjon: Zoom er et frittstående program med god brukervennlighet, funksjonalitet og kompatibilitet. Du kan også velge mellom en drøss forskjellige programmer og abonnement som kan inn fylle dine krav til grad av funksjonalitet.
Planlegging
Når du skal sette i gang å planlegge et webinar bør du tenke på hva webinaret skal inneholde. Er det for eksempel gjester som skal forelese? Er det noen som skal møte opp fysisk i et lokale for å få med seg webinaret. Hvis ja, hvordan gjør du det med lyd og bilde i lokalet? Hvilke begrensninger er det med tanke på kapasitet på videotelefoniprogrammet du bruker? Hvem tar seg av logistikken, produksjonen og invitasjon av deltakere?
Med mindre du leier inn et produksjonsselskap til å utføre det tekniske arbeidet av webinaret, må du forvente at du blir å trenge teknisk kunnskap og en god del ressurser i form av bemanning og utstyr.
Utførelse
Den eneste forsikringen for at din direktesending skal gå så sømløst og problemfritt som mulig er øvelse og testing.
Du bør ha rigget opp i lokalet ditt minimum en dag i forveien slik at du får sjekket internett-tilkobling, utstyr, kameravinkler, bilde, lyd, scene og arrangere sitteplasser.
Få opp sendingen og sjekk at alt er i orden med utstyret samtidig som du rigger til, slik at du lett kan finne feil på veien.
Gjør flere tester med å gå live der du prater i mikrofonene, spiller av lyd på anlegg, sjekker at bildet er bra på lerret eller annen skjerm. Logg inn på Teams eller eventuelt annen programvare, få noen på den andre enden til også å komme på. Ved å gjøre dette kan du garantere at det ikke er feil på din ende.
Når den store dagen er kommet bør du også bare kjøre en liten prøve der du tester at alt fungerer og at mannskapet vet sin rolle. Gå også igjennom programmet for dagen.
Fellesnevneren her er testing og øvelse. Gjør du dette, blir sendingen helt sikkert en suksess. Lykke til!
